5 zasad „higieny” w pracy zdalnej – prywatność, bezpieczeństwo i ogólne dobre praktyki

W ostatnim roku zajmowaliśmy się wielokrotnie problematyką pracy zdalnej. Zastanawialiśmy się, jakie są jej zasady (LINK), czy chociażby jaka jest relacja zasad wykonywania pracy zdalnej do RODO (LINK).

Wiemy już więc dość sporo, i mamy już spore doświadczenia we wdrażaniu zasad prawnych do regulaminów i zasad pracy zdalnej. O czym powinniśmy dodatkowo pamiętać, przymierzając się do tej formuły pracy lub modyfikując jej warunki – z perspektywy komunikatorów lub narzędzi do telekonferencji?

Na pewno warto mieć na uwadze kilka elementów, o których mowa poniżej – nie jest to wyczerpująca lista, a bardziej zbiór sugestii, które wynikają z praktyki wdrażania zasad pracy zdalnej w różnego rodzaju podmiotach, szczególnie w branży IT.

1. Zasady dostępu do narzędzi pracy zdalnej i organizacja spotkań, tak aby do spotkania miały faktycznie wyłącznie dostęp osoby zaproszone. To, kto będzie organizatorem spotkanie (jego tzw. „hostem”) i ustalenie zasad możliwości przesyłania linków na czacie, udostępniania ekranu czy przesyłania całych plików może wpłynąć na bezpieczeństwo, gdyż będziemy mieli kontrolę kto konkretnie może takie działania podejmować.

2. Nagrywanie rozmów i wizerunków uczestników spotkań – tutaj informacja musi być jasna i precyzyjna, wielokrotnie okazuje się, że oczekiwania uczestników są bardzo różne, gdyż nie wszyscy uczestnicy zawsze chcą pokazywać swój wizerunek podczas spotkania. Pracodawca ma prawo oczekiwać, iż pracownicy ujawnią swój wizerunek, jednakże należy podchodzić do tego ostrożnie, gdyż mamy tutaj do czynienia z bardzo płynną granicą tego, co pracodawca może wymagać zgodnie z przepisami, a czego nie powinien robić, ze względu na relacje w zespole. Jeżeli chcemy utrwalać nasze spotkania (np. szkoleniowe) i na nich pojawi się wizerunek pracownika, to na pewno jego zgoda jest wymagana.

3. Rekomendacje dot. ustawień tła i wyciszenia głosów w tle – pomimo, że wielokrotnie jest to informacja o bardzo podstawowym, czy wręcz prozaicznym charakterze, to warto ją uwzględnić w naszych „zasadach”, tak aby każdy wiedział, jak może dokonać takich ustawień. Praktyka pokazuje, że wiele osób najzwyczajniej w świecie może mieć obawy przed dopytaniem o szczegóły, co może za sobą nieść również konsekwencje prawne (to pracodawca musi zapewnić narzędzia umożliwiające pracę zdalną).

4. Swoiste „BHP” podczas spotkań zdalnych. Jasne reguły długości spotkań, przerw oraz przerw pomiędzy spotkaniami mogą również wspomóc organizację pracy zdalnej. Wielokrotnie pracownicy zapominają, że 15 minut przerwy pomiędzy spotkaniami to absolutne miminum, a po 8 godzin spotkań zdalnych przy komputerze…można nie pamiętać o tym, co działo się na pierwszym spotkaniu!

5. Last but not least – warto, również dla porządku i spokoju ducha (zarówno od strony ludzkiej jak i formalnej) – podkreślać, że planując pracę zdalną musimy również dbać o higienę na naprawdę podstawowym poziomie. Rok temu firma ZOOM opublikowała (LINK) ciekawe zestawienie porad, jak ta higiena powinna wyglądać. Musimy bowiem pamiętać, że nie wszyscy mają duże doświadczenie w tego rodzaju aktywności i porady dotyczące chociażby tego, aby ekran laptopa ustawić na wysokości głowy, może być już dużą podpowiedzią wpływającą na odbiór danego uczestnika.

I na koniec – trzymamy kciuki we wdrażaniu tych nowych procedur i w razie potrzeby – zapraszamy do kontaktu!