Amortyzacja programów komputerowych

Praktycznie każdy przedsiębiorca korzysta z komputera w prowadzonej działalności gospodarczej, a co za tym idzie – z odpowiedniego oprogramowania: systemowego (np. systemy operacyjne) i użytkowego, w szczególności w wersji OEM lub BOX (np. programy księgowe, biurowe).

Pierwszy rodzaj programów nabywany jest zazwyczaj z komputerem i jest niezbędny do jego działania. Programy w wersji OEM są nierozerwalnie połączone z komputerem i nie mogą być przenoszone na inne komputery ani odsprzedawane. Programy użytkowe w wersji BOX mogą być instalowane również na innych komputerach posiadanych przez nabywcę takiego programu (w zależności od liczby dostępnych licencji).
Programy systemowe i użytkowe w wersji OEM nie są odrębną wartością niematerialną i prawną, lecz powiększają wartość początkową zestawu komputerowego, do którego są przypisane. Natomiast program komputerowy w wersji BOX stanowi wartość niematerialną i prawną i może być amortyzowany, gdy spełnia następujące warunki:
– został nabyty przez przedsiębiorcę,
– nabycie związane jest z udzieleniem licencji na korzystanie z tego programu,
– nadaje się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania,
– przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok,
– jest wykorzystywany na potrzeby związane z działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub leasingu (art. 22b ust. 1 pkt 4-5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16b ust. 1 pkt 4-5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).
Jeżeli program komputerowy stanowiący wartość niematerialną i prawną został nabyty w drodze kupna, jego wartością początkową jest cena nabycia, czyli kwota należna zbywcy, powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania programu do używania m.in. koszty transportu, załadunku, wyładunku, montażu, ubezpieczenia w drodze. Kwotę tę pomniejsza się o podatek VAT, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek ten nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o VAT (art. 22g ust. 3 ustawy o pdof i art. 16g ust. 3 ustawy o pdop).
Podlegający amortyzacji program komputerowy ujmuje się w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania, a od miesiąca następnego rozpoczyna się dokonywanie odpisów amortyzacyjnych od jego wartości początkowej. Okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych nie może być krótszy niż 24 miesiące (art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy o pdof i art. 16m ust. 1 pkt 1 ustawy o pdop), co oznacza, że roczna stawka amortyzacyjna nie może być wyższa niż 50%.
W przypadku zaprzestania użytkowanej wartości niematerialnej i prawnej przez upływem 24 miesięcy niezamortyzowana część ceny nabycia oprogramowania pozostaje do rozliczenia w koszty uzyskania przychodu, co potwierdza prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 7 września 2009 r. (III SA/Wa 912/09)
W przypadku programu komputerowego o wartości równej lub niższej 3.500zł, można dokonać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z powyższymi zasadami lub dokonać odpisu amortyzacyjnego jednorazowo w miesiącu oddania programu do używania albo w miesiącu następnym.

Dorota Potocka
Business Accounting Office sp. z o. o.