Kontrahent utracił status podatnika VAT – jak ustrzec się przed negatywnymi konsekwencjami takiej sytuacji?

W sytuacji, gdy okaże się, że nasz kontrahent wystawia nam faktury VAT, a my je regularnie opłacamy i występujemy o zwrot VAT do Urzędu Skarbowego, podczas, gdy kontrahent ten już dawno utracił status podatnika VAT, możemy narazić się na odpowiedzialności z tytułu uczestnictwa w przestępstwie podatkowym. Aby tego uniknąć należy wprowadzić w firmie pewien schemat weryfikacji kontrahentów i zobowiązać pracowników do postępowania zgodnie z tym schematem. Oto proponowane przez nas przykłady kroków, które można podjąć, aby zmniejszyć ryzyko poniesienia negatywnych konsekwencji:

 

  1. Wszyscy pracownicy zajmujący się współpracą z kontrahentami, ich weryfikacją, a także wystawianiem faktur VAT powinni mieć wyznaczony obowiązek przeprowadzania każdego wyznaczonego dnia miesiąca weryfikacji kontrahentów pod kątem posiadania przez nich statusu podatnika VAT. Weryfikacji można dokonywać np. na stronie: https://ppuslugi.mf.gov.pl/_/ wpisując w tym celu NIP kontrahenta. Jest to obowiązek, który w szczególności powinien być adresowany do pracowników działów finansowych firm.
  2. W sytuacji, gdy z przeprowadzonej weryfikacji będzie wynikało, że kontrahent nie jest podatnikiem VAT, wówczas pracownik firmy powinien odesłać wystawioną fakturę VAT i poprosić o jej skorygowanie przez kontrahenta. Różnicę w kosztach powstałą z tego tytułu można następnie rozliczyć notą korygującą z danym kontrahentem.
  3. Wszyscy pracownicy powinni zostać zobowiązani do dołożenia należytej staranności w zakresie weryfikacji kontrahentów również innymi sposobami, przez które rozumie się m.in.: pozyskanie kopii dokumentów nadania Regon, NIP, odpisu z KRS, sprawdzenie rzetelności kontrahenta, okoliczności towarzyszących nawiązaniu współpracy i prowadzeniu interesów z kontrahentami.
  4. Ponadto wszyscy pracownicy powinni niezwłocznie zgłaszać wszelkie zaobserwowane nieprawidłowości dotyczące kontrahentów do swoich bezpośrednich przełożonych. Szczególną uwagę należy poświęcić kontrahentom niewzbudzającym zaufania, a także nowym kontrahentom przez okres pierwszych miesięcy współpracy. Wątpliwości powinny wzbudzić przede wszystkim wszystkie te okoliczności transakcji, które są nietypowe i odbiegają od normalnych dotyczących transakcji danym towarem. Okoliczności, na które pracownicy powinni zwracać szczególną uwagę to:
    • kontrahent, szczególnie przy dużej skali działalności, zgłasza siedzibę firmy pod adresem, pod którym brak jest oznak prowadzenia działalności gospodarczej, nie posiada zaplecza technicznego niezbędnego do prowadzenia tego rodzaju działalności;
    • dostawcy i odbiorcy w łańcuchu dostaw często zmieniają się bez żadnego ekonomicznego uzasadnienia (pojawiają się nowe firmy, ponownie uruchamiane są przedsiębiorstwa po zmianach udziałowców);
    • dostawca nie dąży do zawarcia kontraktu handlowego przewidującego dłuższą współpracę;
    • kontrahent, bez wyraźnego powodu,  wskazuje od kogo towar można/trzeba kupić, albo do kogo można/należy sprzedać;
    • stosunkowo krótkie terminy płatności, biorąc pod uwagę rozmiar transakcji;
    • odwrócony łańcuch płatności – ostatni podmiot w łańcuchu finansuje cały zakup poprzez wpłaty zaliczek;
    • marże na transakcjach są stosunkowo niskie dla większości firm w łańcuchu i często stanowią stałe kwoty, a negocjacje cenowe z reguły nie mają miejsca;
    • zachodzi szybka wymiana handlowa, towary są odsprzedawane natychmiastowo kolejnym podmiotom bez magazynowania.

Agnieszka Wrzeszcz, aplikantka radcowska