Zamówienia publiczne coraz bardziej elektroniczne

W dniu 4 lipca 2017 roku ogłoszono rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. poz. 1320) – http://dziennikustaw.gov.pl/du/2017/1320/1.

Rozporządzenie określa:

1) wymagania techniczne i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

2) sposób sporządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych oraz sposób i tryb ich przekazywania, udostępniania i usuwania.

Rozporządzenie jest ciągiem dalszym zmian, które wprowadzono do ustawy Prawo zamówień publicznych („PZP”) ustawą nowelizującą z 22 czerwca 2016 r. Ustawa ta dodała do PZP rozdział 2a – Komunikacja zamawiającego z wykonawcami. Centralny zamawiający będzie musiał zapewnić elektroniczną komunikację z wykonawcami w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, wszczynanych od 18 kwietnia 2017 r. JEDZ (jednolity europejski dokument zamówienia) w formie elektronicznej będzie składany obowiązkowo w postępowaniach wszczętych 18 kwietnia 2018 r. lub później. Natomiast pełna elektronizacja komunikacji, tj. obejmująca wszystkich pozostałych zamawiających, nastąpi w odniesieniu do postępowań wszczynanych od 18 października 2018 r.

Należy wyjaśnić, że w myśl dodanego rozdziału 2a do PZP ustawodawca zrezygnował z pisemnej formy komunikacji na rzecz porozumiewania się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Chodzi o faks i środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, czyli przede wszystkim o pocztę elektroniczną. Zamawiający będzie mógł też ustalić sposób przedstawienia informacji zawartych w ofertach w postaci katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty (art. 10a ust. 2 PZP). Co istotne, oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także oświadczenia składane przez wykonawców, w tym JEDZ, będą musiały być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym i to pod rygorem nieważności (art. 10a ust. 5 PZP). Zgodnie bowiem z art.10a. ust.1 PZP,  od 18.10.2018 r. składanie ofert i wniosków oraz wszelka  komunikacja między zamawiającym a wykonawcami obowiązkowo będzie odbywała się przy  „użyciu środków komunikacji elektronicznej”. Dlatego też obecnie Ministerstwo Cyfryzacji realizuje projekt e-Zamówienia, którego celem jest efektywny, spełniający potrzeby i oczekiwania interesariuszy zelektronizowany proces udzielania zamówień publicznych w Polsce. Zbudowane w ramach Projektu e-usługi ułatwią i skrócą postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzane zgodnie z PZP zarówno dla zamawiających jak i dla wykonawców. Dodatkowo Projekt przyczyni się do usprawnienia działania organów kontroli w obszarze zamówień publicznych, tj. Prezesa UZP, KIO, NIK, CBA. Komentowane rozporządzenie jest zaś jednym komponentów prawnych tego systemu.

Zgodnie z rozporządzeniem. Zamawiający wskazuje w ogłoszeniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia środki komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami w postępowaniu o udzielenie zamówienia, wraz z wymaganiami technicznymi i organizacyjnymi wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych i informacji przekazywanych przy ich użyciu.

Przekazanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, których użycie musi spełniać szereg wymogów wyszczególnionych w rozporządzeniu (§ 3 ust. 1). Również system teleinformatyczny, za pomocą którego zamawiający sporządza, przechowuje, przekazuje, udostępnia oraz usuwa dokumenty elektroniczne powinien spełniać określone wymagania, lecz przekazywanie i udostępnianie dokumentów elektronicznych przez zamawiającego może również odbywać się przy użyciu poczty elektronicznej (§ 6).

Projektowane rozporządzenie określa także zasady dotyczące przekazywania przy użyciu środków komunikacji elektronicznej poświadczanych przez wykonawcę elektronicznych kopii dokumentów, w tym elektronicznych kopii dokumentów poświadczonych przez podmiot trzeci, na zasobach którego polega wykonawca lub przez podwykonawcę (§ 5). Wprowadzenie możliwości uwierzytelnienia przez wykonawcę jednym podpisem elektronicznym wszystkich składanych przez niego elektronicznych kopii dokumentów przekazywanych w obrębie jednego skompresowanego pliku ma na celu ułatwienie składania dokumentów przez wykonawców, tak aby nie byli oni zobligowani do uwierzytelniania każdej elektronicznej kopii dokumentu z osobna.

Rozporządzenie weszło w życie z dniem 12 lipca 2017 r. i od tej daty obowiązuje centralnych zamawiających (o których mowa w art. 15b ust. 1 PZP) w zakresie postępowań wszczętych od dnia 12 lipca 2017 r. (z § 7 ust. 1 i 2).

Do postępowań o udzielenie zamówienia, wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, przepisów rozporządzenia niestosuje się.

Pozostali zamawiający (inni niż centralni zamawiający), stosują rozporządzenie do postępowań wszczętych od dnia 17 października 2018 r., z wyjątkiem przepisów dotyczących składania oświadczenia, o którym mowa w art. 25a PZP (o tym, że wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu, a także spełnia kryteria selekcji), w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ), które stosuje się od dnia 18 kwietnia 2018 r. (§ 7 ust. 2).

Rafał Malujda – radca prawny, rzecznik patentowy

Agnieszka Wrzeszcz – aplikant radcowski